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Vereinsmagazin erstellen: «HORGÄWÄDIHERZ» – Idee bis Realisierung

Vereinsmagazin #HorgäWädiHerz. Handballmagazin der SGHW

Das Magazin – ein wesentliches Kommunikationsinstrument von Unternehmen, Verbänden, Organisationen oder wie in diesem Fall eines Sportvereins. Sie zeigt das Vereinsleben durch Reportagen, Interviews, Portraits, Mannschaften und diverse weitere Rubriken. Das Vereinsmagazin prägt die Wahrnehmung von aussen und somit war unser Anspruch klar: Qualität und das in jedem Schritt, von der Idee bis zur Umsetzung.

Ausgangslage des neuen Vereinsmagazins

Der Handballclub Wädenswil realisierte drei Mal pro Jahr den «SPRUNGWURF». Eine gedruckte Version für die Chilbi Wädenswil, die jeweils im August stattfindet und zwei digitale Versionen, die nach der Vorrunde im Januar und nach der Rückrunde im Mai per Mail versandt und auf der Website veröffentlicht wurden.

Die gedruckte Version erschien mit einer Auflage von 700 Exemplaren, die per Post an die Mitglieder und Sponsoren versendet wurden.
Der Handballclub Horgen realisierte zwei Mal pro Jahr die «HCH NEWS» in gedruckter Form, die jeweils im Herbst und Frühjahr an alle Haushalte (ohne Stopp-Werbung-Kleber) in Horgen, Hirzel und Oberrieden verteilt wurden. Eine digitale Version wird auch auf der Website veröffentlicht.

Die Auflage betrug rund 7000 Exemplare, wovon zirka 5500 Exemplare an die Haushalte verteilt wurden. Auch in Horgen haben Mitglieder und Sponsoren ihre Exemplare erhalten.

Sprungwurf - das Vereinsmagazin des Handballclubs Wädenswil
News Handballclub Horgen Vereinsmagazin
Das neue Vereinsmagazin @HorgäWädiHerz

Zielsetzung des Handballmagazins

An der Vorstandssitzung der Spielgemeinschaft SGHW vom 30. März 2022 wurde vereinbart, dass beide Kommunikationsorgane in einer Ausgabe, zwei Mal pro Jahr, erscheinen sollen. Die Erstausgabe sollte bereits auf Anfang August 2022 realisiert werden.

Zielgruppe: Vereinsmittglieder, Sponsoren und Öffentlichkeit

Das Magazin soll an alle Privathaushalte (ohne Stopp-Werbung-Kleber) in Wädenswil, Au / ZH, Schönenberg, Hütten, Horgen, Horgenberg, Hirzel und Oberrieden versendet werden. Zusätzlicher Versand an alle Mitglieder des HCW und HCH sowie auch an alle Sponsoren und Zugewandte. Ebenfalls soll eine Auflage im Handballzelt an der Chilbi Wädenswil aufgelegt werden.

Was sind die Vorteile eines Vereinsmagazins?

  • Verbesserung der Mitgliederbindung:
    Ein Vereinsmagazin bietet eine einfache Möglichkeit, Mitglieder auf dem Laufenden zu halten und sie über Neuigkeiten, Upcoming Events und andere wichtige Informationen zu informieren.
  • Steigerung des Bekanntheitsgrads:
    Ein Vereinsmagazin kann als effektives Werbemittel eingesetzt werden, um die Bekanntheit des Vereins zu erhöhen und neue Mitglieder anzulocken.
  • Geldquellen generieren:
    Vereinsmagazine können auch als Geldquelle genutzt werden, indem Anzeigen und Sponsoring verkauft werden.
  • Erhöhung der Kommunikation:
    Ein Vereinsmagazin kann dazu beitragen, die Kommunikation zwischen Verein, Mitgliedern und der Öffentlichkeit zu verbessern.
  • Erhöhung der Glaubwürdigkeit:
    Ein Vereinsmagazin kann dem Verein ein Gefühl von Professionalität vermitteln und seine Glaubwürdigkeit erhöhen.

Von der Idee bis zur Umsetzung

Offerte mit Budget-Entwurf

Nach der Vorstandssitzung, dem Entscheid für ein gemeinsames Magazin, haben wir uns an die Offerte gesetzt.

Terminplan erstellt

Für die erste Ausgabe haben wir einen Plan mit Tätigkeiten, Terminen und Verantwortlichkeiten erstellt. Dieser beinhaltete Text- und Bildabgabe, Druckfreigabe, Produktion und Versand.

Idee zur Gestaltung und Rubriken (Layout-Vorschläge)

Zur Ideenfindung haben wir uns von unterschiedlichen Magazinen inspirieren lassen und verschiedene Design-Varianten erstellt. Für den Umschlag hatten wir fünf Vorschläge und für die Inhaltsseiten zwei bis drei pro Thema. Im nächsten Schritt haben wir intern eine Selektion getroffen, die Vorschläge für die Präsentation fertig gemacht und danach die finalen Layouts ausgearbeitet. Als Letztes stand noch die Wahl der Rubriken für den Inhalt an.

Mannschaftsfotos erstellt

Für den ganzen Verein, insgesamt 26 Mannschaften, durften wir die Mannschaftsfotos schiessen, die nach der Bildbearbeitung ebenfalls in der Ausgabe gezeigt wurden.

Namensfindung

Für den Titel des Magazins gab es von den Vereinen bereits verschiedene Vorschläge und wir haben noch zusätzliche Namensideen ins Rennen gebracht. Um eine Entscheidung zu treffen, haben wir eine Umfrage erstellt und an alle Entscheidungsträger gesendet.
Gewonnen hat «HORGÄWÄDIHERZ» – Das Handball-Magazin Horgen/Wädenswil, der Name entstand durch den Hashtag #horgäwädiherz und den Zusatz als Erklärung.

Inserenten kontaktieren

Als Inserate-Annahmestelle haben wir eine Landingpage erstellt, auf der alle Angaben zu Grössen, Layouts, Preise und allgemeinen Informationen ersichtlich sind. Auf dieser können Inserenten direkt über das Kontaktformular eine Rückmeldung abgeben und ein neues Inserat hochladen. Die Liste der Inserenten führen, einen Brief für die Insertion schreiben und versenden, Inserenten telefonisch nachfassen und die Inserentenliste für den Abgleich mit der Sponsorenliste und für die Verrechnung aktualisieren, gehört ebenfalls zu unseren Aufgaben. Teilweise haben wir auch Inserate gestalterisch angepasst.

Erstellung und Text-Korrektorat/-Ergänzung

Die gelieferten Texte haben wir in das erarbeitete Grund-Layout gefüllt, umbrochen, korrigiert und teilweise ergänzt oder angepasst. Die Fotos und Inserate kontrolliert und auf den unterschiedlichen Magazin-Seiten platziert. Mit einem Link konnten alle involvierten Personen den Entwicklungsstand des Magazins verfolgen und allfällige Rückmeldungen abgeben.

Druckfreigabe und Produktion

Nach mehrfachen internen Kontrollen gab es ein erstes Gut zum Druck (PDF) an die Redaktion, worauf ein weiterer Korrekturlauf, das zweite GzD und die Umsetzung letzter Korrekturen folgte. Eine finale Druckdatei und ein erster Probedruck wurden erstellt. Gedruckt haben wir 200 Stück für die Chilbi Wädenswil im Digitaldruck und die restlichen 9000 Exemplare im Offsetdruck.

Ausrüsten

Die bedruckten Bogen wurden gefalzt und auf einem Sammelhefter gleichzeitig mit Draht geheftet und auf drei Seiten auf Format geschnitten.

Versand

200 Exemplare für die Chilbi Wädenswil haben wir direkt angeliefert und die 7646 Exemplare an alle kommerziellen Privatkunden (ohne Stopp-Werbung-Kleber) über PromoPost aufgegeben.
Weitere 1200 Exemplare wurden mittels personalisierten Kuverts an die Mitglieder und Sponsoren versendet und die Reserve von 400 Stück dem Verein ausgehändigt. Zusätzlich erstellten wir ein PDF, in erster Linie für die Website und auch für weitere Verwendungszwecke, wie den E-Mail -Versand.

Ein sehr anspruchsvolles Projekt, das wir von A bis Z begleiten, endete für alle erfolgreich. Aber nur fürs Erste, denn bald schon stand die Redaktionssitzung der zweiten Ausgabe zur Saison 2022/23 auf dem Plan. Wir freuen uns, dieses Projekt auch weiterhin zu realisieren, mit allem was dazu gehört, von der Layoutgestaltung über die Textkorrekturen bis hin zur Produktion und dem Versand.

 

Feedback des Auftraggebers

Welche Erwartung oder Vorstellung hattest du vorgängig an das Magazin?

Da wir bei der Planung des neuen Magazins eingebunden waren und unsere Vorschläge einbringen konnten, wussten wir schon früh, wie das Vereinsmagazin am Schluss aussehen könnte. Die Zusammenarbeit zwischen der Staffel Medien AG und der SG Wädenswil/Horgen war sehr angenehm und konstruktiv.

Mathias Sigg

Präsident, HC Wädenswil

Bereits bei der Kreation der Idee hatte ich hohe Erwartungen an das Magazin, aber auch ein Bewusstsein für die Herausforderung, unsere beiden langjährigen und geschichtsträchtigen Vereinsmagazine in einem zu verbinden. Die zentrale Erwartung war, unsere Spielgemeinschaft zwischen dem Handballclub Horgen und Handballclub Wädenswil aktuell, neuzeitlich, lebendig und in all unseren Farben von der besten Seite zu zeigen, ohne die Verbundenheit und Identität zu den einzelnen Vereinen zu verlieren. Redaktionell aufgestellt und geschrieben, soll es alle Top-News, Insider, Portraits und alle Teams in der bestmöglichen Form darstellen. Die Vorbereitung mit uns als Vereinsverantwortliche in Zusammenarbeit mit der Staffel Medien AG lief von Anfang an sehr gut.

Sascha Mackintosh

Präsident, HC Horgen

Was sagst du zum Endergebnis?

Das Ergebnis übertraf meine Erwartungen. Die durchs Band positiven Reaktionen der Vereinsmitglieder, Sponsoren und interessierten Leser bestätigte unseren Entscheid, eines überarbeiteten Vereinsmagazins, sprich das Zusammenführen zweier Vereinszeitschriften zum «HORGÄWÄDIHERZ». Ich bin sehr froh, dass wir diesen Weg gemeinsam bestritten haben.

Mathias Sigg

Präsident, HC Wädenswil

Das neue Vereinsmagazin «HORGÄWÄDIHERZ» mit neuem Namen / Brand und neuem Look ist rundum sehr gelungen. Wirklich eine tolle Lektüre, sehr schön im Design und spannende Inhalte. Ich habe es mir genau so vorgestellt. Es zeigt unsere Farben, auch bildlich gesprochen, und präsentiert unsere grosse Handballfamilie hoch professionell. Top Arbeit vom Staffel Medien-Team, das Resultat macht allen grosse Freude.

Sascha Mackintosh

Präsident, HC Horgen

Möchten Sie ein Magazin-Projekt dieser Grössenordnung realisieren?

Dann sind wir der richtige Partner dafür. Mit unserer Erfahrung und unserem Know-how unterstützen wir Sie in allen Schritten.

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Annette Weissbaum

Annette Weissbaum

Stv.Geschäftsleiterin / Marketing / HR

T 044 289 89 00